Family Office gründen: Wie geht man vor?

Was bedeutet es, ein Family Office zu gründen?

Ein Family Office zu gründen heißt, eine eigene Organisation für die Verwaltung eines Vermögens aufzubauen. In der Regel entsteht dabei eine Gesellschaft mit eigenen Mitarbeitern, eigenen Systemen und eigenen Abläufen.

Zwei Ausgangslagen sind zu unterscheiden. Bei einem Single Family Office baut ein Vermögensinhaber eine Struktur ausschließlich für sich selbst auf. Bei einem Multi Family Office entsteht ein Dienstleistungsunternehmen, das Mandate am Markt gewinnt und betreut. Der zweite Fall ist eine Unternehmensgründung mit allem, was dazugehört: Positionierung, Marktauftritt, Vertrieb und laufender Betrieb.

Die Grundlagen zu Aufgaben und Formen beschreibt der Artikel Was ist ein Family Office?, die Unterschiede beider Varianten der Artikel Single oder Multi Family Office.

Welche Schritte stehen bei der Gründung an?

Am Anfang steht die Festlegung des Leistungsumfangs, daraus ergeben sich alle weiteren Entscheidungen. Erst danach folgen Rechtsform, Personal, Systeme und Erlaubnisfragen.

1. Leistungsumfang festlegen: Welche Aufgaben soll das Family Office übernehmen – nur Controlling und Reporting, oder auch Anlagestrategie, Immobilien, Nachfolge und Verwaltung?
2. Eigenleistung und Zukauf abgrenzen: Was übernimmt das eigene Team, was kaufen Sie bei Steuerberatern, Anwälten, Vermögensverwaltern und Systemanbietern zu?
3. Rechtsform und Gesellschaftsvertrag: Wer hält die Anteile, wie werden Entscheidungen getroffen, wie ist die Nachfolge im Family Office selbst geregelt?
4. Aufsichtsrechtliche Prüfung: Ist eine Erlaubnis der BaFin erforderlich oder nicht?
5. Personal: Führung, Controlling, Rechnungswesen und Assistenz, bei größeren Strukturen zusätzlich Spezialisten für Anlage, Steuern oder Immobilien.
6. Systeme und Prozesse: Reporting- und Buchhaltungssoftware, Dokumentenverwaltung, Datenanbindung an Banken, Berechtigungen und Datenschutz.
7. Verträge: Mandatsverträge, Vollmachten gegenüber Banken, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Versicherungen.
8. Laufender Betrieb: Berichtszyklen, Gremien, Jahresabschluss und Prüfung.

Welche Rechtsform kommt in Betracht?

In Deutschland wird ein Family Office meist als GmbH geführt. Daneben kommen Personengesellschaften und Stiftungskonstruktionen in Betracht, je nach Zweck und Eigentümerstruktur.

Für die GmbH sprechen die Haftungsbegrenzung, klare Zuständigkeiten über die Geschäftsführung und die Möglichkeit, Anteile zu übertragen. Personengesellschaften kommen vor, wenn steuerliche Gründe dafür sprechen oder mehrere Beteiligte eingebunden werden sollen.

Bei Single Family Offices ist die Gesellschaft häufig Teil einer bestehenden Struktur, etwa unterhalb einer Holding. Soll Vermögen dauerhaft gebunden werden, kommen Familienstiftungen ins Spiel, die eigenen erbschaft- und ertragsteuerlichen Regeln unterliegen. Welche steuerlichen Themen damit verbunden sind, beschreibt der Artikel zur Steueroptimierung. Die konkrete Gestaltung übernehmen Steuerberater, Anwälte und Notare.

Wann ist eine Erlaubnis der BaFin erforderlich?

Sobald das Family Office gewerbsmäßig Finanzportfolioverwaltung betreibt oder Anlageberatung erbringt, ist eine Erlaubnis erforderlich. Je nach Tätigkeit richtet sie sich nach dem Wertpapierinstitutsgesetz (WpIG) oder dem Kreditwesengesetz (KWG). Die BaFin hat dazu ein eigenes Merkblatt mit Hinweisen zur Erlaubnispflicht von Family Offices nach KWG und Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) veröffentlicht.

Entscheidend ist die tatsächliche Tätigkeit, nicht die Bezeichnung. Trifft das Family Office Anlageentscheidungen für andere oder gibt es konkrete Anlageempfehlungen, greift die Erlaubnispflicht. Koordination, Controlling und Reporting ohne Anlageempfehlung sind in der Regel nicht erlaubnispflichtig. Für die Anlageberatung besteht alternativ die Möglichkeit, unter dem Haftungsdach eines zugelassenen Instituts tätig zu werden.

Ein Sonderfall ist die Verwaltung ausschließlich eigenen Vermögens: Wer nur für sich selbst anlegt, erbringt keine Finanzdienstleistung für Dritte. Die Abgrenzung ist im Einzelfall heikel, etwa wenn mehrere Familienstämme oder angestellte Familienmitglieder beteiligt sind. Diese Prüfung gehört an den Anfang der Planung, weil sie über Personal, Prozesse und Kapitalanforderungen entscheidet. Ein zweiter Prüfpunkt ist das Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB). Wird Vermögen mehrerer Beteiligter gebündelt und nach einer festgelegten Strategie angelegt, kann ein Investmentvermögen vorliegen. Dann greifen eigene Vorgaben für Verwaltung, Verwahrung und Registrierung. Diese Frage stellt sich bereits bei der Gestaltung der Gesellschaftsstruktur, nicht erst im laufenden Betrieb.

Steuerberatung bleibt nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern vorbehalten, Rechtsdienstleistungen regelt das Rechtsdienstleistungsgesetz. Ein Family Office ohne eigene Berufsträger bindet dafür externe Berater ein.

Welche Kosten entstehen beim Aufbau?

Den größten Teil machen laufende Fixkosten aus, nicht die einmaligen Gründungskosten. Personal, Systeme und externe Beratung fallen unabhängig davon an, wie sich das Vermögen entwickelt.

Zu den einmaligen Kosten zählen Gesellschaftsgründung, Beratung zur Struktur, gegebenenfalls das Erlaubnisverfahren sowie die Einrichtung von Software und Datenanbindungen. Laufend kommen Gehälter, Räume, Lizenzen, Jahresabschluss und Prüfung, Versicherungen und externe Berater hinzu.

Genau diese Fixkosten bestimmen, ab welcher Vermögensgröße sich eine eigene Struktur trägt. Die Zusammenhänge beschreibt der Artikel Ab welchem Vermögen lohnt sich ein Family Office?.

Welche Alternativen gibt es zur eigenen Gründung?

Statt einer eigenen Struktur kommen ein Mandat bei einem Multi Family Office, ein schlankes Single Family Office mit externen Partnern oder ein in ein bestehendes Unternehmen eingebettetes Family Office in Betracht.

Ein Mandat bei einem Multi Family Office liefert dieselben Leistungen ohne eigene Organisation und ohne Arbeitgeberrolle, dafür mit standardisierteren Abläufen. Ein schlankes Single Family Office beschäftigt nur ein bis zwei Personen für Koordination und Controlling und kauft alles Weitere zu. Ein eingebettetes Family Office nutzt vorhandene Mitarbeiter aus Rechnungswesen oder Finanzen eines Familienunternehmens, vermischt aber betriebliche und private Zuständigkeiten.

Wie sich diese Wege unterscheiden, zeigen die Artikel Was ist ein Multi Family Office? und Family Office oder Vermögensverwaltung.

Was ist beim Aufbau eines Multi Family Office zusätzlich zu beachten?

Ein Multi Family Office ist ein Dienstleistungsunternehmen. Neben Struktur und Erlaubnis entscheidet deshalb, ob es gelingt, Mandate zu gewinnen und dauerhaft zu betreuen.

Dazu gehören eine klare Positionierung gegenüber Banken und bestehenden Anbietern, ein nachvollziehbares Vergütungsmodell, belastbare Prozesse für Reporting und Onboarding sowie die Frage, wie die ersten Mandanten überhaupt auf das Angebot aufmerksam werden. Vermögende Mandanten kommen selten über Werbung, sondern über Empfehlungen, Netzwerke und Sichtbarkeit in den Kanälen, in denen sie sich ohnehin informieren.

Hinzu kommt die Startphase: Bis genügend Mandate laufen, müssen Fixkosten getragen werden. Das betrifft Personalplanung, Liquidität und die Reihenfolge, in der Leistungen aufgebaut werden.

Wie unterstützt LUVA Management beim Aufbau?

LUVA Management begleitet den operativen Aufbau eines Family Office – von der Positionierung über die digitale Präsenz bis zu den ersten Mandanten. Die aufsichtsrechtliche und fachliche Seite liegt dabei beim Family Office selbst sowie bei den beteiligten Steuerberatern und Anwälten.

Konkret übernehmen wir die Themen, die neben Struktur und Erlaubnis über den Start entscheiden:

• Positionierung: Wofür steht das Family Office, für welche Mandanten, und worin unterscheidet es sich von Banken und bestehenden Anbietern?
• Digitale Präsenz: Website, Auffindbarkeit bei Google und in KI-Systemen, Außendarstellung und Unterlagen.
• Kommunikation: Wie Anfragen entgegengenommen, Erstgespräche geführt und Interessenten begleitet werden.
• Abläufe und Systeme: Strukturierung von Onboarding, Dokumentation und wiederkehrenden Prozessen.
• Mandatsgewinnung: Aufbau der Wege, über die die ersten Mandanten auf das Angebot aufmerksam werden, und Begleitung bis zum Abschluss.

Wir arbeiten zudem mit einem Family Office als Partner zusammen, das über eine Erlaubnis der BaFin verfügt. Für Family Offices, die bereits bestehen oder gerade entstehen, kommt eine Zusammenarbeit in derselben Form in Frage: Sie erbringen die fachlichen Leistungen, wir übernehmen Außendarstellung, Kommunikation und die Begleitung der Mandanten.

LUVA Management untersteht keiner Finanzaufsicht und ist kein Family Office, keine Vermögensverwaltung und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wenn Sie ein Family Office aufbauen oder eine Partnerschaft prüfen möchten, melden Sie sich für ein Erstgespräch. Für Vermögensinhaber, die keine eigene Struktur aufbauen wollen, besteht der umgekehrte Weg: Über unsere Kooperation erhalten Sie Zugang zu den Leistungen eines Family Office, ohne selbst zu gründen. Wie das aufgebaut ist, beschreibt die Seite Family Office.