Single oder Multi Family Office: Was ist der Unterschied?

Was ist der Unterschied zwischen einem Single und einem Multi Family Office?

Ein Single Family Office betreut das Vermögen eines einzigen Mandanten und gehört diesem in der Regel selbst. Ein Multi Family Office ist ein Dienstleister, der mehrere Mandanten betreut und seine Kosten auf diese Mandate verteilt.

Der Name führt leicht in die Irre. Mandant kann eine Familie über mehrere Generationen sein, ebenso eine Einzelperson, ein Paar oder eine Unternehmerin ohne Nachkommen. Entscheidend ist nicht die Familienkonstellation, sondern Umfang und Komplexität des Vermögens.

Aus dem einen Unterschied folgen alle weiteren. Ein Single Family Office ist ein eigenes Unternehmen des Mandanten, meist als Gesellschaft mit angestellten Mitarbeitern. Er entscheidet über Personal, Prioritäten und Arbeitsweise und trägt sämtliche Kosten. Ein Multi Family Office ist ein Anbieter am Markt. Dort sind Sie Kunde, kaufen eine Dienstleistung ein und teilen das Team mit anderen Mandanten.

Die Aufgaben selbst unterscheiden sich kaum. Beide Formen übernehmen Vermögenscontrolling, Reporting, die Auswahl und Überwachung von Vermögensverwaltern, die Koordination von Steuerberatern und Anwälten sowie Themen wie Nachfolge, Immobilien und Beteiligungen. Mehr dazu im Artikel Was ist ein Family Office?.

Wie unterscheiden sich die Kosten?

Ein Single Family Office verursacht Fixkosten, die unabhängig vom Vermögen anfallen. Ein Multi Family Office berechnet ein Honorar, das sich nach Leistungsumfang oder Vermögenshöhe richtet.

Zu den Fixkosten eines Single Family Office gehören Gehälter, Büro, IT- und Reportingsysteme, Jahresabschluss und Prüfung sowie externe Berater. Diese Kosten bleiben bestehen, auch wenn das Vermögen schrumpft oder in einem Jahr wenig zu tun ist. Deshalb setzt diese Form ein Vermögen voraus, das die Kosten dauerhaft trägt.

Ein Multi Family Office verteilt genau diese Kosten auf mehrere Mandate. Üblich sind eine Gebühr auf das betreute Vermögen, ein festes Jahreshonorar oder eine Kombination aus beidem, oft mit einer Mindestvergütung. Die Kosten sind planbarer und liegen für ein einzelnes Mandat in der Regel deutlich niedriger.

Wie unterscheiden sich Kontrolle und Einfluss?

In einem Single Family Office bestimmt der Mandant selbst, wer arbeitet und woran. In einem Multi Family Office erteilt er einen Auftrag und überwacht dessen Erfüllung.

Wer ein Single Family Office unterhält, ist Arbeitgeber. Er stellt ein, setzt Prioritäten und kann die Organisation jederzeit ändern. Damit trägt er auch die Verantwortung: für Auswahl und Führung des Personals, für Vergütung, für die Nachfolge im Family Office selbst und für die Einhaltung aufsichtsrechtlicher Vorgaben, wenn das Family Office erlaubnispflichtige Tätigkeiten ausübt.

Bei einem Multi Family Office liegt diese Verantwortung beim Anbieter. Sie steuern über den Mandatsvertrag, über Anlagerichtlinien und über regelmäßige Berichte. Sie können den Anbieter wechseln, aber seine interne Organisation nicht bestimmen.

Wie unterscheiden sich Leistungen und Arbeitsweise?

Ein Single Family Office richtet seine Abläufe an einem einzigen Mandat aus. Ein Multi Family Office arbeitet mit standardisierten Prozessen, die für mehrere Mandate funktionieren müssen.

Das wirkt in beide Richtungen. Ein Single Family Office kann Sonderfälle abbilden, die kein Anbieter am Markt in dieser Form vorsieht, etwa die Betreuung einer Kunstsammlung, komplexe Beteiligungsstrukturen oder administrative Aufgaben für einzelne Beteiligte. Dafür hängt seine fachliche Breite von wenigen Personen ab.

Ein Multi Family Office bringt Erfahrung aus vielen Mandaten mit, hat eingespielte Prozesse für Reporting und Verwalterauswahl und meist Zugang zu einem größeren Netzwerk an Spezialisten. Dafür ist der Leistungskatalog vorgegeben. Was nicht enthalten ist, wird gesondert berechnet oder gar nicht angeboten.

Wie unterscheiden sich Vertraulichkeit und Abhängigkeit von Personen?

In einem Single Family Office bleiben alle Informationen innerhalb der eigenen Organisation. In einem Multi Family Office arbeiten dieselben Mitarbeiter für mehrere Mandanten.

Single Family Offices treten nach außen meist nicht als solche auf und führen keine entsprechende Unternehmensbezeichnung. Der Kreis der Mitwisser ist klein. Genau daraus entsteht allerdings eine Abhängigkeit von einzelnen Personen: Fällt eine Schlüsselperson aus, steht oft kein gleichwertiger Ersatz bereit.

Bei einem Multi Family Office regeln Vertraulichkeitsvereinbarungen, welche Informationen wohin gelangen. Personelle Ausfälle lassen sich leichter auffangen, weil mehrere Mitarbeiter die Abläufe kennen. Klären sollten Sie vor Mandatsbeginn, wer innerhalb des Anbieters Zugriff auf Ihre Daten hat und welche Informationen an externe Spezialisten weitergegeben werden.

Wann passt ein Single, wann ein Multi Family Office?

Ein Single Family Office passt, wenn das Vermögen die Fixkosten dauerhaft trägt und der Mandant die Steuerung selbst übernehmen will. Ein Multi Family Office passt, wenn dieselben Leistungen ohne eigene Organisation benötigt werden.

Für ein Single Family Office sprechen typischerweise:

• ein Vermögen, dessen Ertrag die laufenden Kosten deutlich übersteigt
• Strukturen, die kein Standardangebot abbildet
• der Wunsch, Personal und Prioritäten selbst zu bestimmen
• mehrere Beteiligte oder Gesellschafterstämme mit dauerhaftem Koordinationsbedarf

Für ein Multi Family Office sprechen typischerweise:

• planbare Kosten ohne eigene Gesellschaft und ohne Arbeitgeberrolle
• der Wunsch, Verantwortung für Personal und Aufsicht abzugeben
• Bedarf, der sich mit einem bestehenden Leistungskatalog decken lässt
• die Möglichkeit, den Anbieter zu wechseln, wenn die Zusammenarbeit nicht passt

Beide Formen stehen Einzelpersonen ebenso offen wie Familien. Wer allein über sein Vermögen entscheidet, hat sogar weniger Abstimmungsaufwand, braucht dafür aber jemanden, der bei Ausfall oder im Erbfall den Überblick behält.

Welche Mischformen gibt es?

Zwischen beiden Formen liegen mehrere Zwischenlösungen. Verbreitet sind das Embedded Family Office, das schlanke Single Family Office mit externen Partnern und der Übergang vom Single zum Multi Family Office.

Ein Embedded Family Office ist in ein bestehendes Unternehmen des Mandanten eingebettet. Mitarbeiter aus Rechnungswesen oder Finanzen betreuen neben dem Betrieb auch das Privatvermögen. Das ist im Mittelstand verbreitet, vermischt aber betriebliche und private Zuständigkeiten.

Ein schlankes Single Family Office beschäftigt nur eine oder zwei Personen für Koordination und Controlling und kauft alles Weitere extern zu, etwa Vermögensverwaltung, Steuerberatung und Reportingsysteme. Die Fixkosten sinken, die Steuerung bleibt beim Mandanten.

Der Übergang zum Multi Family Office entsteht, wenn ein bestehendes Single Family Office weitere Mandate aufnimmt, um seine Kosten zu verteilen. Für den ursprünglichen Mandanten ändert sich damit die Ausgangslage: Er teilt das Team künftig mit anderen. Mehr zu dieser Form im Artikel Was ist ein Multi Family Office?.

Lässt sich die Entscheidung später ändern?

Ja, beide Richtungen sind möglich, unterscheiden sich aber im Aufwand. Der Wechsel zu einem Multi Family Office ist einfacher als der Aufbau eines eigenen Single Family Office.

Ein Mandat bei einem Multi Family Office endet mit der vertraglich vereinbarten Frist. Weil Konten und Depots auf Ihren Namen laufen, müssen sie dabei meist nicht umziehen. Aufwendig ist die Übergabe von Unterlagen, Reportinghistorie und laufenden Projekten. Regeln Sie deshalb bei Vertragsbeginn, in welcher Form Daten bei Beendigung herausgegeben werden.

Der Aufbau eines eigenen Single Family Office bedeutet dagegen Gründung einer Gesellschaft, Personalsuche, Aufbau von Systemen und gegebenenfalls eine Erlaubnis der BaFin. Viele beginnen deshalb mit einem Multi Family Office und prüfen die eigene Lösung erst, wenn Vermögen und Anforderungen gewachsen sind.